Vernerunden ser på hvordan folk har det
Den psykososiale sjekklisten bruker dere sammen med siste kartlegging av arbeidsmiljøet. Dere kan også sjekke de fysiske forholdene.
Psykososialt arbeidsmiljø
Organisering
- Ansatte vet hva som forventes av dem
- Arbeidsmengden er håndterbar i perioder med mye å gjøre
Samarbeid og ledelse
- Ansatte vet hvem de kan gå til med problemer
- Rutinen for trakassering og konflikter er kjent
Oppfølging
- Tiltak fra siste kartlegging er fulgt opp
- Ansatte har fått si sin mening om endringer
Fysiske forhold
Kontor
Ergonomi, inneklima, belysning og rømningsveier.
Lager og varemottak
Truck og løfteutstyr, reoler, verneutstyr og rømningsveier.
Malene er et utgangspunkt. Dere kan endre dem og legge til egne punkter.
Seks steg fra sjekkliste til lukket avvik
Trustpulse sender varslene, holder styr på fristene og lagrer alt.
- HR
Lag sjekklistene
Start med ferdige maler for psykososialt arbeidsmiljø, kontor og lager. Bestem hvilke punkter som er påkrevd i hele virksomheten.
- Verneombud
Planlegg rundene
Velg område, sjekkliste og hvor ofte runden skal gjøres. Tilpass sjekklisten til det som finnes akkurat der.
- Automatisk
Alle får beskjed
Verneombudet og daglig leder får varsel på e-post før runden. Blir ikke runden gjort, får HR og verneombudet beskjed.
- Verneombud og daglig leder
Gå runden sammen
Kryss av på mobilen eller nettbrettet. Avvik beskrives mens dere står der, og kan få ansvarlig og frist med en gang.
- Daglig leder
Signer protokollen
Daglig leder leser protokollen og signerer. Når begge har signert, kan den ikke endres, og avvikene går ut til de ansvarlige.
- Den som har ansvaret
Lukk avvikene
Den ansvarlige får påminnelse før fristen og skriver hva som er gjort. Verneombudet kontrollerer før avviket lukkes.
- Ansatte vet hvem de kan gå til med problemer2.1OK
- Rutinen for varsling er kjent2.2OK
- Rutinen for trakassering og konflikter er kjent2.3 · Ingrid · frist 15. okt.Avvik
Sjekklisten følger deg rundt
Hvert punkt er OK, avvik, ikke kontrollert eller ikke relevant. Du ser hele tiden hvor langt dere har kommet, og kan legge til punkter underveis.
Alt du skal signere, på ett sted
Arbeidsgiver har ansvaret for internkontrollen. Derfor får daglig leder en egen liste med protokoller som venter på signatur, og avvik du har ansvaret for.
- Protokoll: Psykososial vernerunde, kundeserviceVerneombudet har signert · signer innen 13. okt.Til signering
- 1.3 Det finnes rutiner for alenearbeid der det er aktueltAvvik på lageret · frist 15. okt.Åpen
- Protokoll: Vernerunde kontorSignert 10. aprilSignert
Hvem gjør hva
HR
Lager sjekklistene og bestemmer hva som er påkrevd. Ser status for alle rundene og en logg over alt som er gjort.
Verneombud
Planlegger og går rundene. Tilpasser sjekklisten til sitt område og foreslår endringer til HR.
Daglig leder
Deltar på runden, signerer protokollen for arbeidsgiver og følger opp avvik.
Dokumentasjonen er klar når dere trenger den
Protokollen låses
Når arbeidsgiver og verneombud har signert, kan protokollen ikke endres. Den kan lastes ned som PDF når som helst.
Alt blir logget
Varsler, gjennomførte runder, avvik og endringer i sjekklistene. Loggen kan ikke redigeres.
Riktig versjon av sjekklisten
Hver runde viser sjekklisten slik den var da runden ble gjort, også om HR har endret den senere.
Hva sier loven?
Verneombudet skal tas med på råd når virksomheten bygger opp og driver det systematiske HMS-arbeidet (arbeidsmiljøloven § 6-2 fjerde ledd). Arbeidsgiver skal kartlegge farer og vurdere risiko, i samarbeid med de ansatte og deres representanter, og dokumentere det skriftlig (internkontrollforskriften §§ 4 og 5). Loven sier ikke at dere må gå vernerunder, eller hvor ofte. Vernerunder er én måte å gjøre kartleggingen på.
Ta vernerundene inn i Trustpulse
Vernerunder legges til som tilleggsmodul, sammen med kartleggingen av arbeidsmiljøet.